Onthaalmedewerkers en administratief assistenten - Commissariaat-generaal voor de Vluchtelingen en de Staatlozen (m/v/x)

Deze jobaanbieding is een Talent Exchange opdracht (https://www.talentexchange.be/nl/medewerkers). Deze opdrachten zijn tijdelijk en voorbehouden voor statutaire ambtenaren en ambtenaren met een contract van onbepaalde duur van de deelnemende organisaties (https://www.talentexchange.be/nl/organisaties) van dit netwerk.

Als administratief assistent bij het Commissariaat-generaal voor de Vluchtelingen en de Staatlozen (CGVS), MAAK JIJ HET VERSCHIL!

Jaarlijks behandelt het Commissariaat-generaal voor de Vluchtelingen en de Staatlozen (CGVS) duizenden dossiers van mensen die een verzoek indienen voor internationale bescherming. Deze dossiers worden behandeld door de protection officers van het CGVS. Zij behoeven natuurlijk de nodige administratieve ondersteuning. En hier maak jij als administratief assistent het verschil. 

We zijn op zoek naar polyvalente administratief assistenten die van uitdagingen houden, initiatief nemen en graag interne en externe klanten helpen.

Het betreft jobs met pit en afwisseling.

Als polyvalent administratief medewerker bij het Commissariaat-generaal voor de Vluchtelingen en de Staatlozen kan je ingezet worden op de helpdesk onthaal en voor volgende administratief ondersteunende diensten:

• de helpdesk Erkende Vluchtelingen en Staatlozen die documenten aflevert aan erkende vluchtelingen en erkende staatlozen;
• de dienst Dispatching, direct administratief ondersteunend bij het beslissingsproces;
• de dienst Creatie en Correspondentie, direct administratief ondersteunend bij het beslissingsproces;
• het secretariaat van de juridische dienst (Nl + Fr) dat administratieve ondersteuning geeft bij het verweer van de beslissingen van het CGVS bij beroepen.

1. De helpdesk onthaal

De helpdesk is verantwoordelijk voor de ontvangst van verzoekers om internationale bescherming (asielzoekers), advocaten en derden op het CGVS. Aan verzoekers om internationale bescherming wordt door de helpdesk naast informatieverstrekking in het algemeen ook administratieve bijstand in het kader van de asielprocedure verleend. De helpdesk staat in de eerste plaats in voor het verzorgen van het onthaal aan de balie voor verzoekers bij de ingang (aan de achterzijde) van het CGVS-gebouw.

Als onthaalmedewerker sta je in voor onder meer volgende taken:

• het vriendelijk en professioneel onthaal van verzoekers die op interview komen maar ook spontane bezoekers;
• de ontvangst en teruggave van documenten;
• de ontvangst van adreswijzigingen en het administratief beheer hiervan;
• het leveren van informatie over de procedures aan de klant rechtstreeks aan het loket of doorverwijzen;
• de ondersteuning van protection officers (dossierbehandelaars) tijdens de gehoren : begeleiden laattijdige advocaten, voogden, vertrouwenspersonen, en het nemen van kopies;

Opmerking:

• Deze functie houdt een rechtstreeks en zichtbaar contact met het publiek in. In dit geval vereist de regelgeving (artikels 7 en 8 van het Koninklijk Besluit van 2 oktober 1937) dat het personeelslid geen enkel zichtbaar teken van religieuze, filosofische, politieke of vakbondsovertuigingen draagt om de openbare dienst op een neutrale manier te vertegenwoordigen tijdens deze contacten.
• glijdende werkuren in een 38-uren week met dagelijks aanvangsuur ten laatste om 8u00.
• Er wordt een TBC-screening uitgevoerd via een intradermo-test voor de personen de frontdesk-taken kunnen uitvoeren.

2. De andere bovenvermelde administratieve diensten (*)

Als administratief medewerker bij een van deze diensten sta je in voor onder meer volgende taken:

• de kennisname en opvolging van de briefwisseling;
• de interpretatie en het encoderen van gegevens in de databank;
• de administratieve voorbereiding en afsluiting van bepaalde dossiers;
• de organisatie van de gehoorplanning van de protection officers;
• het verzenden van oproepingen en beslissingen;
• de voorbereiding van de dossiers van beslissingen die in beroep worden aangevochten bij de Raad voor Vreemdelingenbetwistingen;
• de afgifte van documenten aan erkende vluchtelingen en erkende staatlozen…
• het beheer van het interne klassement;

(*) Je kan een meer gedetailleerde beschrijving van deze diensten en de taakbeschrijvingen bekomen

Gedragsgerichte competenties

• Je creëert en bevordert de groepsgeest door je mening en ideeën te delen en door bij te dragen aan de oplossing van conflicten tussen collega's.
• Je begeleidt interne en externe klanten op een transparante, integere en objectieve manier, levert hen een persoonlijke dienstverlening en onderhoudt constructieve contacten.
• Je beschikt over de inzet, de wil en de ambitie om resultaten te boeken en de verantwoordelijkheid op te nemen voor de correctheid van ondernomen acties.

Technische competenties

• Je hebt goede mondelinge communicatievaardigheden.

Een goede motivatie is eveneens belangrijk. Opgelet! De motivatie wordt als erg belangrijk voor de job beschouwd en weegt harder door in de eindscore.

Niet vereist, wel een troef

• Je beschikt over een goede kennis van de tweede landstaal.
• Je hebt goede kennis van de meest courante informaticatoepassingen (Word, Excel, Outlook, ...).

Je waakt erover dat je dienstverlening aan de burgers neutraal is en als neutraal ervaren wordt.

Wanneer je in contact komt met het publiek vermijd je dat het vertrouwen van het publiek in je volledige neutraliteit, in je bekwaamheid of in je waardigheid in het gedrang zou komen. Dit doe je door elk woord, elke houding en elk voorkomen te vermijden dat dit vertrouwen zou kunnen schaden.

Opgelet: deze jobaanbieding is een Talent Exchange opdracht (https://talentexchange.be/nl/medewerkers). Deze opdrachten zijn tijdelijk en voorbehouden voor statutaire ambtenaren en ambtenaren met een contract van onbepaalde duur van de deelnemende organisaties van dit netwerk.

Deze opdracht biedt de mogelijkheid om bij te dragen aan de ontwikkeling van innoverende projecten binnen een groeiende organisatie. Je behoudt je huidige weddeschaal. De FOD waar je momenteel werkt, blijft verantwoordelijk voor de uitbetaling van je wedde.

Je behoudt je sociale voordelen en je wedde.

Stap 1: analyse van de cv’s op basis van het profiel en de motivatie

Bedankt om jouw kandidatuur te beargumenteren op basis van de functiebeschrijving en ons een recent cv en een overtuigende motivatiebrief aan te leveren.

Stap 2: gesprek (max. 1 uur)

Als jouw profiel overeenstemt met het gevraagde profiel, word je uitgenodigd voor een gesprek bij de Algemene Directie Identiteit en Burgerzaken (ADIB). Tijdens dit gesprek worden je profiel, je motivatie, ervaring en interesse voor de opdracht besproken.

Omdat er soms veel kandidaturen zijn die niet voldoen aan de selectiecriteria, kunnen we geen gevolg geven aan de kandidaturen van personen die niet bij de overheid werken.

Opgelet: deze jobaanbieding is een Talent Exchange opdracht (https://talentexchange.be/nl/medewerkers). Deze opdrachten zijn tijdelijk en voorbehouden voor statutaire ambtenaren en ambtenaren met een contract van onbepaalde duur van de deelnemende organisaties van dit netwerk.

Om je kandidaat te stellen, stuur je een motivatiebrief en een recent cv naar het volgende e-mailadres: gilke.stouthuyzen@ibz.be, met vermelding van de jobtitel.

Gelieve ook zeker aan te geven in welke organisatie je momenteel werkt en met welk statuut.

De FOD Binnenlandse Zaken voert een actief diversiteitsbeleid en waakt over gelijke kansen, een gelijke behandeling en een gelijke toegang tot de selecties voor alle kandidaten.