Office manager (m/v/x)

Opgelet:

Deze jobaanbieding is een Talent Exchange opdracht. Deze opdrachten zijn tijdelijk en voorbehouden voor statutaire ambtenaren en ambtenaren met een contract van onbepaalde duur van de deelnemende organisaties van dit netwerk.

Je maakt deel uit van de directie Kritieke Infrastructuur en Risicoanalyse van het Nationaal Crisiscentrum. Je ondersteunt de directie voor de uitvoering en opvolging van diverse administratieve taken.

Mogelijke taken:

• Je stelt allerlei gevraagde nota’s, brieven, mededelingen en andere documenten op bestemd voor interne of externe gebruikers.
• Je verzorgt het klassement van alle administratieve documenten gekoppeld aan de werking van de dienst (coderen, scannen, archiveren; bijwerken van mappen en databanken enz.).
• Je sorteert en verwerkt binnenkomende post.
• Je zorgt voor de opvolging van diverse logistieke secretariaatstaken.
• Je houdt de planning van de dienst bij (registratie verloven, telewerk, afwezigheden enz.).
• Je staat in voor de planning en verslagen van periodieke teammeetings.
• Je verzekert de administratieve voorbereiding van dossiers voor de directie en beheert de agenda van de directie.

 Je werkt in principe tijdens de gebruikelijke kantooruren, met glijdend uurrooster tussen 7u30 en 18u30.

Het Nationaal Crisiscentrum (NCCN)

De Algemene Directie Nationaal Crisiscentrum (NCCN) maakt deel uit van de FOD Binnenlandse Zaken. Het NCCN staat 24u/24 en 7d/7 ten dienste van verschillende regeringsinstanties en nooddiensten. Het ontwikkelt een globale strategie om de veiligheid en weerbaarheid van Belg te versterken.

Het organiseert de noodplanning en het crisisbeheer op nationaal niveau. Het werkt ook samen met internationale partners en partnerorganisaties (EU, NAVO, VN, ...).

Als nationaal en internationaal contactpunt voor alarmering, zorgt het voor actieve waakzaamheid, en verzamelt en analyseert het informatie met betrekking tot de veiligheid van het land en verspreidt het deze onder de bevoegde instanties. Het coördineert eveneens de veiligheid van grote evenementen en de bescherming van personen en instellingen in België.

Het NCCN voert een nationale risicoanalyse uit en is het nationaal en internationaal contactpun voor de kritieke infrastructuren.

Kortom, voor het NCCN staan vier missies centraal: actief toezicht houden, de veerkracht van onze samenleving vergroten, noodplanning en crisisbeheer op nationaal niveau organiseren en passagiersgegevens verwerken in het kader van de bestrijding van terrorisme en zware criminaliteit.

Meer informatie over de activiteiten en de opdrachten van de Algemene Directie Nationaal Crisiscentrum is beschikbaar op haar website: www.criiscentrum.be

FOD Binnenlandse Zaken

Veiligheid, crisisbeheer, brand- en inbraakpreventie, beheer van het Rijksregister, organiseren van verkiezingen, uitreiken van identiteitskaarten, beheren van migratiestromen,… FOD Binnenlandse Zaken(https://www.ibz.be/nl) doet het allemaal en nog veel meer.

Uw veiligheid, ons beroep. Als FOD Binnenlandse Zaken creëren wij een veilige samenleving waar burgers initiatief durven nemen en verbinding zoeken met elkaar. Ook op de werkvloer streven wij naar een open organisatiecultuur waar jij als collega de ruimte krijgt om mee te denken of te beslissen, maar zeker ook om mee te doen.

Onze FOD telt meer dan zesduizend medewerkers verdeeld over de zes algemene directies (Civiele Veiligheid, Nationaal Crisiscentrum, Dienst Vreemdelingenzaken, Veiligheid & Preventie, Digitale Innovatie & Oplossingen en Identiteit & Burgerzaken), de overkoepelende stafdirecties, coördinatie- & ondersteuningsdiensten en de vier onafhankelijke diensten (Commissariaat-generaal voor de Vluchtelingen en de Staatlozen, de Raad voor Vreemdelingenbetwistingen, de Vasteww.crisiscentrum.be Commissie voor Taaltoezicht en de Federale Diensten va de Gouverneurs)

https://crisiscentrum.be/nl

 Je kan deelnemen als je werkt op niveau C of B.

Generieke competenties:

• Je beschikt over de inzet, wil en ambitie om resultaten te boeken en neemt de verantwoordelijkheid op voor de correctheid van de ondernomen acties.
• Je handelt integer, in overeenstemming met de verwachtingen van de organisatie, je respecteert de vertrouwelijkheid, je komt verbintenissen na en je vermijdt elke vorm van partijdigheid.
• Je reageert resultaatgericht op stress, controleert je emoties en gaat constructief om met kritiek.
• Je begeleidt interne en externe klanten op een transparante, integere en objectieve manier, levert hen een persoonlijke dienstverlening en onderhoudt constructieve contacten.
• Je creëert en bevordert de groepsgeest door jouw meningen en ideeën te delen en door bij te dragen aan de oplossing van conflicten tussen collega's.

Technische competenties:

• Je communiceert vlot en duidelijk, zowel mondeling als schriftelijk
• Je bent vertrouwd met de klassieke informatica toepassingen

Troeven:

• Je hebt praktische ervaring in de materie
• Je hebt op zijn minst een passieve kennis van de andere taal
• Je bent bereid om opleidingen te volgen in de domeinen waarin je competenties ontwikkeld moeten worden

Een goede motivatie is belangrijk!

Opgelet:
Deze jobaanbieding is een Talent Exchange opdracht. Deze opdrachten zijn tijdelijk en voorbehouden voor statutaire ambtenaren en ambtenaren met een contract van onbepaalde duur van de deelnemende organisaties van dit netwerk.

Opgelet:
Deze jobaanbieding is een Talent Exchange opdracht. Deze opdrachten zijn tijdelijk en voorbehouden voor statutaire ambtenaren en ambtenaren met een contract van onbepaalde duur van de deelnemende organisaties van dit netwerk.

Duur van de opdracht: maximum 12 maanden.

Het arbeidsregime is bespreekbaar, met het oog op flexibiliteit.

Telewerk is mogelijk in functie van de noden van de dienst.

Contract: terbeschikkingstelling via een Talent Exchange-overeenkomst.

Je behoudt jouw huidige weddenschaal en voordelen.

Aanstellingsvoorwaarden

houder zijn van een veiligheidsmachtiging  of bereid te zijn een veiligheidscontrole en een veiligheidsonderzoek te ondergaan overeenkomstig de wet van 11 december 1998 (http://www.ejustice.just.fgov.be/cgi_loi/change_lg.pl? language=nl&la=N&cn=1998121161&table_name=wet) betreffende de classificatie en de veiligheidsmachtigingen, veiligheidsattesten en veiligheidsadviezen. De meerderjarige personen die met u samenwonen, zullen worden verwittigd dat zij, mits zij hiermee akkoord gaan, eveneens het voorwerp zullen uitmaken van een veiligheidsonderzoek.  De gegevens en informatie die kunnen worden geraadpleeg zijn beschreven in artikel 22sexies, §1, van de wet van 11 december 1998 wat de veiligheidsverificatie betreft, en in artikel 19 van de wet wat de veiligheidsmachtiging betreft. Het afgeven van een positief veiligheidsadvies en vervolgens een voor je functie vereiste veiligheidsmachtiging door de Nationale Veiligheidsoverheid (NVO) (overeenkomstig de wet van 11 december 1998 betreffende de classificatie en de veiligheidsmachtigingen, veiligheidsattesten en veiligheidsadviezen), is een absoluut noodzakelijke voorwaarde om een functie op het NCCN te kunnen uitoefenen:  Je treedt enkel in dienst als, en vanaf het moment dat je een positief veiligheidsadvies hebt gekregen van de NVO en je zal enkel in dienst kunnen blijven als je de vereiste veiligheidsmachtiging verkrijgt en behoudt.

Veiligheidsverificatie: Je zal enkel in dienst treden als u over een positief veiligheidsadvies beschikt.

Veiligheidsonderzoek:

• Na je indiensttreding zal de NVO een veiligheidsonderzoek uitvoeren;

• Na afloop van het veiligheidsonderzoek brengt de NVO een gemotiveerde beslissing uit over het al dan niet toekennen van de voor uw functie vereiste veiligheidsmachtiging;

• Je zal enkel in dienst kunnen blijven als je de veiligheidsmachtiging verkrijgt en behoudt;

• De NVO kan de machtiging intrekken;

• Overeenkomstig de wet van 11 december 1998 betreffende de classificatie en de veiligheidsmachtigingen, veiligheidsattesten en veiligheidsadviezen, kan je, in voorkomend geval, beroep aantekenen tegen een negatieve beslissing van de NVO.

1. Analyse van de cv's op basis van de competenties en de motivatie: gelieve je kandidatuur te beargumenteren op basis van de functiebeschrijving en om waar nodig je overdraagbare vaardigheden te benadrukken
2. Gesprek (max. 1 uur): Als jouw profiel overeenstemt met het gevraagde profiel, word je uitgenodigd voor een gesprek bij het Nationaal Crisiscentrum. Tijdens dit gesprek worden je profiel, je motivatie,  ervaring en interesse voor de opdracht besproken.

Omdat er soms veel kandidaturen zijn die niet voldoen aan de selectiecriteria, kunnen we geen gevolg geven aan de kandidaturen van personen die niet bij de overheid werken.

Opgelet:
Deze jobaanbieding is een Talent Exchange opdracht. Deze opdrachten zijn tijdelijk en voorbehouden voor statutaire ambtenaren en ambtenaren met een contract van onbepaalde duur van de deelnemende organisaties van dit netwerk.

Om je kandidaat te stellen, stuur je een motivatiebrief en een recent cv naar Jobs.nl@ibz.be met vermelding van de jobtitel. Gelieve ook zeker aan te geven in welke organisatie je momenteel werkt en met welk statuut.

De deelnemende organisaties van het Talent Exchange-netwerk zetten zich in voor diversiteit. Dit vertaalt zich in het aanmoedigen van talent met respect voor verscheidenheid, onafhankelijk van afkomst, geslacht, leeftijd, een eventuele handicap, levensbeschouwing,...